En los centros educativos en general, y en los públicos en particular, no suele existir la figura del responsable de Comunicación: una persona que se encargue de gestionar la información y mantener una comunicación fluida con las familias. Pedro Javier Millán Barroso, director del curso Experto Universitario en Marketing Educativo y Comunicación en UNIR, cree que, junto con la elaboración de un Plan de Comunicación, es vital contar con al menos una persona específica, responsable de la comunicación. Estas son sus recomendaciones para mejorar la comunicación escolar.
Las necesarias medidas de seguridad para evitar
contagios en los centros educativos han trastocado los procedimientos
escolares, obligando a que los centros asuman protocolos de actuación según directrices
que a menudo son vagas, insuficientes o inadecuadas para ellos, obligándolos a
convertir en espacios docentes los lugares más insospechados.
La comunicación, esencial
Ante la incertidumbre y la preocupación que todo
ello provoca, se ha evidenciado que es vital planificar y gestionar
adecuadamente la comunicación entre el centro y familias, así cómo con el
propio alumnado en edad de participar. Muchas organizaciones saben que es
necesario gestionar debidamente la información y las relaciones con sus
públicos internos y externos, pero esto nunca ha sido prioritario para los
centros educativos (sobre todo los públicos), donde no suele existir la figura
específica del responsable de comunicación. Abunda la improvisación porque la
persona designada o voluntaria, si la hay, suele trabajar sin preparación
específica.
Es muy importante diseñar y aplicar a los centros
educativos de toda índole (guarderías, colegios, academias, institutos,
facultades…) un Plan de Comunicación que contemple las necesidades, los
objetivos y las estrategias de comunicación interna, externa y de crisis. ¿Cómo
actuar e informar si hay un accidente, si se descubren situaciones de acoso, si
hay una emergencia sanitaria…? ¿Qué canales deben utilizarse?
Lo ideal sería contar en los centros educativos
(públicos y privados) con al menos una persona específica y formada, lo que se
llama ‘dircom’ (director/a de comunicación), para que sea la responsable de
gestionar y supervisar la comunicación con todas las audiencias interesadas o
afectadas: docentes, personal de administración, familias y alumnado. Nos lo
debemos plantear como reto y luchar por ello.
Cómo mejorar la comunicación
entre centros y familias
El camino puede ser largo, así que ofrezco aquí algunos
consejos para poner un poco de orden en el caos actual y contactar de manera
más adecuada y eficaz con los familiares del alumnado en esta compleja
situación sanitaria.
1. Fomentar la empatía.
Hacer ver y entender que esta pandemia nos afecta a
todos, que todos estamos desorientados, frustrados y preocupados, pero que cada
cual tiene que hacer su papel lo mejor posible y en un clima de cordura, tanto
los directivos y los docentes como familiares y los estudiantes.
2. Designar a un responsable
de comunicación
Debería haber una persona que reciba los avisos de
los padres por un canal concreto y rápido y para gestionar las comunicaciones
del centro. En caso de contagio u otras situaciones urgentes, las familias
tienen que saber exactamente a quién dar aviso y esa persona actuará según el
protocolo que haya definido el centro educativo. Lo mejor es que la llamen por
teléfono y que, además, le envíen un correo para que haya constancia del aviso
por escrito. Esta persona elaborará los mensajes de aviso para la comunidad y
hará de portavoz. Hay que dejar claro que, para evitar la confusión, nuestros
avisos no se deben hacer públicos por ninguna vía (aunque creamos que con ello
ganamos tiempo o ayudamos), sino que se deben remitir solamente a la persona
designada para que ella actúe. Por tanto, nombremos también a un sustituto por
si el portavoz enferma.
3. Emitir informaciones
concretas y uniformes.
Hay que distinguir bien entre información y
opinión. Ya habrá tiempo para debatir o comentar, pero en situaciones de
emergencia debemos establecer un canal unidireccional oficial para emitir
notificaciones y comunicados de manera unívoca y uniforme. Lo ideal sería
utilizar el sitio web o una intranet, pero siempre un canal que sea 100%
accesible desde cualquier dispositivo, para toda la comunidad implicada o
afectada por el centro educativo y sin necesidad de instalar aplicaciones
adicionales ni de tener cuentas de usuario. ¿Permite la aplicación escolar de
turno emitir mensajes para todos (padres, estudiantes, docentes y no docentes)?
Si la respuesta es no, entonces puede servir de refuerzo, pero no como vía
principal de aviso.
4. Nada de chats, redes, ni
listas de correo abiertas.
Es un buen momento para poner en práctica las
normas de ‘netiqueta’ (etiqueta en la red). Si algo genera caos e incertidumbre
en situaciones de riesgo son los comentarios inoportunos y los rumores. Aunque
creamos que son soluciones fáciles y baratas, desaconsejamos los grupos de
WhatsApp y otras vías conversacionales como las redes sociales (aunque el
centro escolar tenga un grupo privado). Por una parte, infringimos las leyes de
protección de datos porque no se nos puede obligar a compartir nuestro número
de teléfono o correo electrónico, está prohibido compartir esos datos (¡utiliza
el campo CCO para los correos!) y no hay manera de garantizar que todos los
usuarios borren los datos cuando salimos del grupo.
Por otra parte, estamos presuponiendo que todos los
familiares tienen un smartphone o que usan las redes sociales, y no siempre es
así. Pero, por si lo anterior fuera poco, el gran problema es que suelen
generarse hilos de conversación interminables en los que se diluye la
información esencial y afloran las pasiones. Como mínimo, habría que configurar
los grupos de chat para que sean unidireccionales (solo publica el
administrador). También podemos crear un canal de Telegram, aplicación que
tampoco exige compartir con los demás nuestro número de teléfono. Pero ni el
grupo unidireccional ni el canal solucionan del todo el asunto de la privacidad
digital ni del acceso garantizado a los comunicados.
5. Tranquilizar y mantener el
contacto.
El portavoz del centro puede usar ese canal
unidireccional para publicar periódicamente (por ejemplo, todos los viernes)
evidencias de que se están respetando las medidas sanitarias: uso de
mascarillas, distancia social, desinfección de instalaciones, etc. Así
generamos confianza y de paso mantenemos activa la comunicación.
Por: Educación 3.0
Fuente
e Imagen: https://www.educaciontrespuntocero.com/opinion/mejorar-la-comunicacion-entre-centro-y-familias/
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